はじめに
年度末の3月は、 校務分掌の引継ぎ を行う重要な時期です。
校務分掌とは、学校運営の円滑化のために 各教師が担当する業務を分担する仕組み であり、 次年度へ適切に引き継ぐことが学校運営の質を左右します。
しかし、
✅ 「何を引き継ぐべきか整理できていない…」
✅ 「引継ぎの際に気をつけるポイントを知りたい！」
✅ 「スムーズに次の担当者へバトンタッチするには？」
と悩む先生も多いのではないでしょうか？
本記事では、 校務分掌引継ぎの重要性と準備のポイント、注意点、スムーズな引継ぎのコツ について詳しく解説します。
【1】校務分掌引継ぎの目的と重要性
📌 1-1 なぜ校務分掌の引継ぎが重要なのか？
✅ 学校運営の継続性を維持するため（業務の停滞を防ぐ）
✅ 情報共有を円滑にし、新任者の負担を軽減するため
✅ トラブルを防ぎ、次年度のスムーズなスタートを切るため
✅ 業務の効率化を図り、改善点を次年度に活かすため
適切な引継ぎを行わないと、次年度に混乱を招く原因になりかねません。
特に 学校行事・年間計画・予算・外部との連携 など、担当者が変わることで影響が大きい業務ほど、しっかりとした引継ぎが必要です。
📌 1-2 引継ぎの基本原則
1. 明確な資料を作成すること
- 口頭だけでなく、 誰が見ても分かる文書やデータ を準備する
- デジタルと紙の両方を活用する（クラウドストレージの活用も推奨）
2. 重要なポイントを簡潔に伝えること
- 必要な情報を リスト化 し、相手が理解しやすい形に整理する
3. 引継ぎ後もフォローできる体制を整えること
- 引継ぎ後 しばらくの間は質問を受け付ける期間を設定する
【2】引継ぎ前に準備しておくべきこと
📝 2-1 引継ぎ前のチェックリスト
引継ぎをスムーズに進めるためには、 事前準備が重要 です。
✅ 業務の全体像を整理する（担当していた業務の一覧を作成）
✅ 業務の流れを文書化する（年間スケジュール・手順書など）
✅ 次年度担当者へ伝えるべきポイントをリストアップ
✅ データや書類の整理をする（デジタル・紙媒体の管理）
✅ 引継ぎ用の資料を準備する（必要なデータや過去の報告書など）
✅ 口頭で説明できるよう、ポイントをまとめておく
✅ 過去のトラブル事例と対応策を記録する
✅ 関係機関や外部連携先の連絡先リストを作成する
📂 2-2 引継ぎ資料の作成ポイント
- 業務内容の概要（担当する仕事の大枠）
- 年間の流れ（どの時期に何をすべきか）
- 関係者リスト（担当者・外部機関・連携先など）
- 注意点・過去の課題（トラブルになったこととその対応策）
- 重要書類・データの保管場所
- 各業務のマニュアルやフォーマットの整備
口頭だけでは情報が伝わりきらないため、資料を作成しておくと次の担当者が安心して引き継げます。
【3】引継ぎの際に注意すべきポイント
⚠️ 3-1 ありがちな失敗と対策
❌ 「言葉だけの説明で終わる」 → ✅ 書面やデータを用意し、視覚的に伝える
❌ 「業務の重要なポイントを伝え忘れる」 → ✅ リスト化し、事前に整理しておく
❌ 「過去の課題を伝えない」 → ✅ トラブル事例と対応策を共有する
❌ 「引継ぎ後、連絡が取れなくなる」 → ✅ 1〜2ヶ月はサポートできる体制をつくる
💡 3-2 スムーズな引継ぎのコツ
✅ 「業務の流れ」を時系列で説明する
✅ 「この時期に何をするか？」を具体的に伝える
✅ 「ここは特に注意！」というポイントを強調する
✅ 引継ぎ後のフォロー期間を設ける（すぐに連絡が取れる体制）
✅ 次年度の改善点を話し合う機会を設ける
【4】まとめ
校務分掌の引継ぎは、 年度末の大切な仕事のひとつ です。
✅ 引継ぎ前に業務内容を整理し、資料を準備する
✅ 重要なポイントをリストアップし、視覚的に分かりやすく伝える
✅ トラブルを防ぐため、過去の課題と対応策を共有する
✅ 引継ぎ後もフォロー期間を設け、新担当者をサポートする
✅ 次年度の改善点を見つけ、より良い体制を整える
事前準備をしっかりと行い、 スムーズな引継ぎを実現しましょう！
